간호사의 잦은 이직은 결국 숙련된 의료인력의 부족을 초래하고 이로 인해 의료 질 하락, 의료사고의 위험을 증가시키고 있습니다. 특히 코로나19와 같은 대규모 감염병 pandemic 상황에서는 그 심각도가 더 높아지고 있는 상황입니다.

이에 비해서 우리나라 병원 의료진의 상당부분을 차지하는 간호인력은 환자의 원무에 관련된 여러 행정업무부터, 환자 및 보호자 교육, 병동의 제반 물품 관리등 간호 본연의 환자 케어 업무 뿐만 아니라, 여러 다양한 업무를 병행하고 있으며, 이에 따른 업무 부담 가중이 심각한 실정입니다.

피플앤드테크놀러지의 스마트자산관리 시스템은 간호사의 업무 부담 가중의 원인 중의 하나인, “의료기기 준비, 찾기, 대여, 관리” 등의 업무를 효율화, 자동화 하는 솔루션입니다. 또한, 병원의 핵심 자산 인 의료기기의 실제적인 가동율을 관리하고, 병동마다 상이한 의료기기 수요에 대한 데이터 기반의 분석 및 재배치, 의료기기 수리, 수선업무 프로세스 자동화, 유지보수 효율화까지 관리하는 의료기기의 사용의 효율화를 가져올 수 있습니다.

따라서, 병원 업무 효율화 서비스의 핵심은 자산관리라고 할 수 있을 정도로 병원 자산관리는  스마트 병원을 지향하는 모든 병원의 필수적인 시스템이라고 할 수 있겠습니다.

1. 의료기기 사용여부의 가시화로 적시 환자치료를 통한 의료 질 향상

“의료기기의 준비 정도, 사용여부, 사용시점을 정확히 알게 되면 환자치료에 대한 Seamless 한 계획 수립과 실행을 통해 궁극적으로 치료공백을 감소시키고 의료질을 개선시킬 수 있습니다.”

병동내에는 인퓨전 펌프와 같은 고가 의료기기부터, 폴대와 같은 다양한 의료기기가 존재합니다. 그리고, 수시로 환자에 대한 치료 오더가 나오면, 해당 처치를 위한 필수 의료기기를 시간에 맞춰 준비해야 합니다.

만약, 홍OO 환자의 항암제 투여를 위해 인퓨전 펌프가 필요한 데, 병동 의료기기 준비실(창고)에 인퓨전 펌프가 없다면 어떤 일이 벌어질까요? 간호사 선생님께서는 각 병실마다 인퓨전 펌프가 있는지 찾아다녀야 하고, 그나마 모든 인퓨전 펌프가 사용 중이라면, 다른 병동에 가서 빌려라도 오던지, 아니면 언제 다른 환자의 인퓨전 펌프 사용이 끝나는 지를 알아야 할 것입니다.

피플앤드테크놀러지의 스마트자산 관리시스템은 의료기기의 위치와 사용여부에 대한 데이터를 제공합니다. 이를 통해 병동 내 의료기기 현황에 대한 전반적인 가시화로 적시에 환자치료를 수행할 수 있게 도와주어, 궁극적으로 의료질 향상을 가져옵니다.

아래는 스마트자산관리시스템에서 특정 의료기기의 위치와 사용현황에 대한 History 기반의 다이어그램을 제공하는 화면입니다.

2. 실시간 자산 위치 추적으로 인한 소통시간 단축, 업무집중도 향상

 자산이동 위치, 이동경로, 상태, 목적지, 대여자를 실시간으로 확인하여 불필요한 소통시간을 줄여 병원의 직원들이 더욱 자신의 본업의 Productivity 높일 수 있습니다.

일선 현장에선 보통 업무시간의 10%내외의 시간을 자산을 찾는데 소요합니다. 보통 8시간 근무가 원칙이지만 하루에 30분씩은 인계를 해야 하기 때문에 오버타임 근무가 생기게 됩니다. 환자는 그대로 지만 간호사 선생님은 바뀌기 때문에 인계가 그만큼 중요하기 때문입니다. 이 때문에 인계 시 자산들의 현재 위치를 실시간으로 확인한다는 것은 8시간의 업무 시간중 자산을 찾기 위한 10%의 시간을 아낄 수 있다는 것이며 이는 단순 업무시간 효율성 증대를 넘어 간호사 선생님의 심리적, 체력적인 요소에도 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 

예를 들어 나이트 근무자가 데이 근무자에게 업무 인계를 할 때 수술을 마치고 온 환자에게 IPC 적용 유무를 확인하여 시행을 해야 합니다. 하지만 기기를 이곳저곳에서 사용하는 경우가 많으니 미리 처치실에 준비해야 할 것입니다. 이럴 때 기기가 지금 어디에 있는지 그전 사용자가 누구인지 금방 실시간으로 확인할 수 있기 때문에 업무 인계 시 장비 파악으로 인한 오버타임 근무를 하지 않을 수 있으며 퇴근한 간호사 선생님께 연락을 하지 않아도 된다는 것입니다.

이에 대해 스마트 자산관리 시스템을 적용시킨 대한 국내 상급 종합병원 OOO 병원 간호부 교육 팀장님의 인터뷰입니다. 

“이번에 이 스마트 자산 트래킹 시스템을 도입하는 것에 대해서 큰 확신을 가졌다. 그 이유는 최근 새로 뽑는 신입 간호사의 이직률이 높기 때문이다.
  새로운 MZ세대 간호사들은 내가 일하는 직장이 얼마만큼 일하기 편리하고, 업무의 효율성을 높이는 제반 시스템을 잘 갖추어 놓는 것이 중요한지도 체크하여 공유하기 때문이다.

올해 5월달 신입간호사 채용공고가 나가기 전에, 자산 트래킹 관리 시스템을 우리 병원에서는 다 도입해서 간호사가 쓸데없이 의료기기를 관리하고, 찾고, 숫자 맞추느라 교대시간 기준으로 30분 심하면 1시간까지 퇴근시간이 늦는 그런 불합리한 일이 아예 없다는 것을 채용홍보에 대한 포인트로 잡으려고 한다.

요즘 신입 간호사들에겐 이러한 시스템이 구축 되어있는 것도 홍보 어플 포인트로 작용한다. 간호사를 유지하는 것도 어렵지만 뽑기도 힘들다.
  이번 스마트 자산 트래킹 시스템 도입은 우리 병원에서 간호사의 업무복지, 업무의 부담 경계에 신경을 쓰고 있다는 것이 주요 어필 포인트다.” (OOO 병원 간호부 교육 팀장)

최근 ‘응사’, 응급사직의 빈도가 높아지고 있다고 합니다. 일손이 부족하고 숙련도도 높아야 하는 근무 환경 때문에 예고 없는 퇴사의 빈도가 높아지고 있다고 합니다.

이러한 업무 환경 중 자산추적과 관리와 같은 반복되는 부분을 자동화 하여 해결한다면 단순 업무효율을 높이는 것이 아닌 MZ세대로 구성된 다음 조직문화의 개선에도 큰 도움이 될 것입니다.

3. 자산가동율, 사용빈도 모니터링을 통한 자산 활용성 향상

자산 가동율, 사용빈도, 유지보수 주기 등을 실시간으로 파악하여 자산의 ROI를 높이는 자산 운영관리 환경을 구축할 수 있게 해줍니다. 

실제로 병동 별로 자주 사용되는 의료기기들이 다르다고 합니다. 예를 들어 정형외과에서는 휠체어를 많이 사용하고 심장내과에서는 심전도측정기, Patient Monitor등이 많이 사용되지만 아직 의료기기에 대한 사용기준과 배분 배정이 잘 되지 않는 곳이 많습니다.

또한 바퀴가 있는 Stretch Cart와 같은 경우 자동차와 같이 이동이 잦은 바퀴의 경우 바퀴 구동부가 마모될 경우가 종종 있어 자주 사용되는 카트의 경우 선행 유지 보수를 해야 미연의 큰 사고를 방지할 수 있을 것입니다.

그래서 위치기반으로 카트의 이동거리를 측정하여 거리를 알게 된다면 마치 자동차의 예방정비처럼 선행적인 유지보수를 필요할 때에 하여 사고도 방지하고 자산의 기대수명도 높일 수 있습니다.

4. 자산의 자동 출입이력 관리로 인한 자산관리 신뢰도 향상, 관리 공수 감소

자산의 업무 구역별 출입 이력 자동화 관리로 인한 Human Error 감소로 인한 Reliability 향상과 자산관리의 공수를 감소시킬 수 있습니다.

자산이 고장 나게 되면 병원마다 존재하는 의용공학과, 시설관리팀을 통해 즉각적으로 수리를 하게 됩니다. 하지만 보통 수작업으로 관리가 되고 있어, 어느 병동의 어느 의료기기가 수리 상태인지, 언제 수리가 완료되는지 알 수가 없습니다.

스마트 자산관리 시스템을 도입하면 수리가 완료되어가는지 얼마쯤 걸리는지 굳이 지속적으로 물어보며 확인을 해야 할 필요가 없어지며 자동으로 어디서 수리가 되고 있는지 며칠후에 수리가 완료될지 실시간으로 예상할 수 있기 때문에 장비 운용에 대한 효율적인 계획을 세울 수가 있게 됩니다.

5. 자산 별 상태 정의기능을 이용한 운영계획 예측 

자산의 상태를 정의하고 전환 흐름 설정을 등록하여 Efficiency 한 운영 계획을 통해 자산을 효율적이고 안전하게 오래 운영할 수 있습니다.

Patient Monitor, 인퓨전 펌프, 휠체어 등 각각 자산 활용방식이나 관리 방식이 모두 다를 수 있습니다. 

하지만 이렇게 다른 자산의 종류마다 일일이 프로그래밍하여 관리하는 것은 공수 효율에도 맞지 않는 무리한 TASK입니다.

이러한 문제를 해결하기 위해 state change diagram을 활용한 Semi-RPA(Robot Process Automation)을 통해서 자산의 상태와 전환흐름 설정을 누구나 조작하기 쉬운 그래픽 블록형태의 다이어그램 형태로 설정하고 수정할 수 있게 되어 누구나 쉽게 병원에 있는 조직의 시스템에 맞춰 자동화할 수 있도록 만들어 누구나 게임하듯 쉽게 자산의 상태와 자산상태간 흐름을 설정하여 관리할 수 있습니다.

이렇게 스마트 자산관리 시스템으로 병원운영의 효율화를 높이는 방법들을 알아보았습니다.

항상 환자들을 살리기 위해 고분 분투하는 간호선생님과 의료진 분들의 삶 속에 30분, 1시간의 여유를 단축하여 조금이나마 그 헌신에 보답할 수 있게 되길 바랍니다.

그리고 피플앤드테크놀러지의 스마트 자산관리 시스템인 ‘Asset Management’는 이번에 아주대학교 병원에도 적용이 되었는데요. 

스마트 자산관리 시스템에 관심이 있으시다면 sales@pntbiz.com로 문의 주시 길 바랍니다.

피플앤드테크놀러지는 고객만족 중심의 경영으로, 언제나 지속적인 연구개발에 힘쓰고 있습니다. 감사합니다.